Compliance Services

Nachdem die relevanten Vorschriften identifiziert sind, besteht der nächste Schritt darin, sie in den Arbeitsalltag zu integrieren. Mit unserem Service zur Entwicklung eines Compliance-Rahmenwerks entwerfen wir ein strukturiertes System, das rechtliche Anforderungen nahtlos in Ihre FM-Abläufe und Serviceerbringung einbindet. Gemeinsam mit Ihrem Team entwickeln wir Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Checklisten, die auf die Bedürfnisse von Einrichtungen im Banken- und Versicherungswesen zugeschnitten sind. Dies kann bedeuten, Compliance-Kontrollpunkte in Wartungsplänen zu verankern (etwa um sicherzustellen, dass Sicherheitsinspektionen und Gerätewartungen in den gesetzlich vorgegebenen Intervallen stattfinden) und Standardarbeitsanweisungen für kritische Tätigkeiten einzuführen. Wir stimmen diese Prozesse mit anerkannten Normen und Ihren internen Kontrollsystemen ab, um ein robustes Compliance-Management-System zu schaffen. Das Rahmenwerk definiert eindeutig Rollen und Verantwortlichkeiten – sodass jede Aufgabe, von Brandschutzübungen bis zur Kühlanlagenwartung im Rechenzentrum, einen verantwortlichen Eigentümer hat, der den richtigen Protokollen folgt.

Durch die Verankerung der Compliance in der DNA Ihres Facility Managements helfen wir dabei, Auflagen in Routinen zu verwandeln. Ihr operatives FM-Personal und Ihre Serviceanbieter erfüllen ihre Aufgaben dann so, dass regulatorische Vorgaben automatisch eingehalten werden. Dieser strukturierte Ansatz sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern verbessert auch die Einheitlichkeit und Effizienz der Abläufe. Letztendlich stellt ein maßgeschneidertes Compliance-Rahmenwerk sicher, dass Governance-Grundsätze auch an der operativen Basis gelebt werden und dass Ihre Einrichtungen interne wie externe Audits jederzeit mühelos bestehen.

In der Finanzindustrie hat Verantwortlichkeit oberste Priorität – besonders in Bezug auf die Sicherheit und den Betrieb kritischer Einrichtungen. Unsere Beratung zur Betreiberverantwortung unterstützt dabei, die Pflichten des Facility-Betreibers klar zu definieren und umzusetzen. Banken und Versicherungsunternehmen nutzen oft eine Vielzahl von Standorten (Hauptsitze, Filialen, Rechenzentren), bei denen die gesetzliche Verantwortung für Sicherheit, Schutz und technische Anlagen sehr ernst zu nehmen ist. Wir helfen Ihrem Unternehmen dabei, festzulegen, wer wofür verantwortlich ist, und stellen sicher, dass alle vom Gesetz geforderten Betreiberpflichten an qualifizierte Personen oder Dienstleister zugewiesen werden. Dazu gehört die Etablierung klarer Prozesse für Risikobeurteilungen, die Wartung von sicherheitsrelevanten Systemen (wie Alarmanlagen und Notstromversorgung), Reaktionspläne für Zwischenfälle und mehr – sodass jede kritische Aufgabe einen benannten Verantwortlichen hat.

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von Delegationsdokumenten und Verantwortlichkeitsmatrizen, die mit Ihrer Corporate Governance im Einklang stehen. So weiß vom Vorstand bis zum Facility-Team jeder genau, welche Pflichten er hat und wo seine Entscheidungskompetenzen liegen. Durch die Implementierung solcher Strukturen minimiert Ihre Organisation persönliche Haftungsrisiken für Führungskräfte, da jede Verpflichtung – sei es die Einhaltung des Brandschutzes oder die Überwachung elektrischer Anlagen – einen Verantwortlichen und einen dokumentierten Prozess hat. Wir sorgen dafür, dass nichts dem Zufall überlassen bleibt: Alle gesetzlichen Pflichten des „Betreibers“ werden innerhalb Ihrer FM-Organisation systematisch gesteuert. Das Ergebnis ist Beruhigung für die Führungsebene und Schutz des Unternehmensrufs, denn man weiß: Die Sicherheits- und Compliance-Verantwortlichkeiten sind vollständig unter Kontrolle.

Finanzinstitute werden regelmäßig geprüft – sei es durch interne Revisionen, externe Aufsichtsbehörden oder Zertifizierungsstellen. Unser Service Audit- und Zertifizierungsvorbereitung stellt sicher, dass Ihr Facility-Management-Betrieb jederzeit prüfungsbereit ist und die höchsten Standards erfüllt. Wir unterstützen Sie beim Aufbau und der Organisation einer auditfesten Dokumentation für alle Compliance-Aktivitäten. Dazu gehören Wartungsprotokolle, Sicherheitsinspektionsberichte, Schulungsnachweise, Risikobewertungen und alle weiteren Nachweise, die erforderlich sind, um die Einhaltung von Vorschriften und Best Practices zu belegen. Wir führen auch interne Test-Audits und Gap-Analysen durch, um etwaige Schwachstellen zu erkennen, bevor die echten Prüfer kommen.

Falls Ihr Ziel eine formale Zertifizierung ist (zum Beispiel ISO-Normen für Qualität, Umwelt oder Arbeitssicherheit oder branchenspezifische Zertifikate), begleiten wir Sie durch den gesamten Vorbereitungsprozess. Wir richten Ihr FM-Compliance-Rahmenwerk gezielt an den Anforderungen der Zertifizierung aus und helfen bei der Umsetzung etwaiger Verbesserungsmaßnahmen. Wenn die offizielle Prüfung oder das Zertifizierungsaudit ansteht, ist Ihre Dokumentation dank unserer Hilfe lückenlos und einwandfrei organisiert. Dieses Maß an Vorbereitung vermeidet nicht nur Beanstandungen und Strafen, sondern demonstriert auch Ihr Engagement für Exzellenz. Mit unserer Unterstützung können Sie Auditoren oder Aufsichtsbehörden beruhigt ins Haus bitten, da Sie wissen, dass jede ihrer Fragen mit belastbaren Nachweisen beantwortet wird. Stets prüfungsbereit zu sein bedeutet weniger Unterbrechungen Ihres Geschäftsablaufs, einen reibungsloseren Prüfprozess und gibt Ihren Stakeholdern die Gewissheit, dass Compliance ein zentrales Element Ihrer Betriebsführung ist.

Banken und Versicherer betreiben oft eine große Bandbreite an Objekten – von mehrstöckigen Hauptverwaltungen und kundenorientierten Filialen bis hin zu kritischen IT-Zentren und Rechenzentren. Jeder Standort muss ein Geflecht an Vorschriften und Standards einhalten. Unser Service Compliance-Überprüfung von Standorten und Betrieb bietet Ihnen detaillierte Check-ups für Ihre physischen Standorte und FM-Praktiken. Man kann es sich wie einen umfassenden „Gesundheitscheck“ für die Compliance jeder Liegenschaft vorstellen. Wir führen Begehungen vor Ort und Dokumentenprüfungen durch, um sicherzustellen, dass jede Filiale, jedes Büro und jedes Rechenzentrum alle einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt. Dabei decken wir Bereiche ab wie Brandschutz und allgemeine Arbeitssicherheit, Gebäudezugänglichkeit, die Betriebssicherheit von elektrotechnischen und mechanischen Anlagen, Umwelt- und Klimakontrollen im Rechenzentrum, Notfallvorsorge und mehr.

Wir nehmen auch Ihre betrieblichen Prozesse unter die Lupe – zum Beispiel, wie Wartungsarbeiten durchgeführt werden, wie Sie Dienstleister steuern und wie Vorfälle gemeldet werden – um sicherzustellen, dass diese Abläufe sowohl den gesetzlichen Vorgaben als auch Ihren internen Richtlinien entsprechen. Nach der Überprüfung erstellen wir für Sie einen übersichtlichen Bericht, der eventuelle Compliance-Lücken oder Risiken aufzeigt, zusammen mit praxisnahen Empfehlungen, wie diese zu schließen sind. Wenn Sie diese Punkte zügig angehen, können Sie verhindern, dass aus kleinen Problemen große Haftungsfälle werden. Unsere Compliance-Überprüfung verschafft Ihnen die Gewissheit, dass in jeder Niederlassung und an jedem Standort die Standards einheitlich eingehalten werden. Dies hilft nicht nur, Verstöße und Strafen an einzelnen Standorten zu vermeiden (etwa durch die Brandschutzbehörde oder die Arbeitsschutzbehörde), sondern gewährleistet auch ein konsistentes, qualitativ hochwertiges Umfeld für Kunden und Mitarbeiter an allen Ihren Standorten.

Ein starkes Compliance-Management im Facility Management existiert nicht im luftleeren Raum – es sollte ein integraler Bestandteil Ihres übergreifenden Risikomanagements und Ihrer Unternehmensführung (Governance) sein. Mit unserem Service Risiko- und Governance-Integration stimmen wir die FM-Compliance-Prozesse auf die unternehmensweiten Governance-Strukturen Ihres Unternehmens ab. Wir arbeiten mit Ihren Teams aus Risikomanagement, Rechtsabteilung und Geschäftsführung zusammen, um die FM-Compliance in den Governance-Risk-Compliance (GRC)-Rahmen Ihres Unternehmens einzubetten. Das bedeutet, dass Themen wie Sicherheitsrisiken, behördliche Berichtspflichten für Ihre Standorte und der Compliance-Status der Betriebsabläufe regelmäßig an die oberste Führungsebene und die entsprechenden Aufsichtsgremien kommuniziert werden.

Wir helfen dabei, Governance-Prozesse einzuführen, beispielsweise regelmäßige Compliance-Reviews auf Geschäftsleitungsebene, die Aufnahme von FM-Compliance-Kennzahlen in Vorstandsberichte und klare Eskalationswege für standortbezogene Zwischenfälle oder Compliance-Verstöße. Indem wir das Facility Management in das unternehmensweite Risikoregister und die Governance-Agenda integrieren, stellen wir sicher, dass die Führungsspitze jederzeit Einblick in diese Bereiche hat und steuernd eingreifen kann. Außerdem passen wir unsere Compliance-Lösungen an die internen Richtlinien und ethischen Standards Ihres Unternehmens an, sodass keine Lücken zwischen den Vorgängen an der Basis und den Erwartungen der Unternehmensleitung entstehen. Der Nutzen ist zweifach: Erstens werden Haftungsrisiken minimiert, weil potenzielle Probleme durch die richtige Aufsicht frühzeitig erkannt und entschärft werden. Zweitens zeigt es Aufsichtsbehörden und Investoren, dass Ihr Unternehmen die operative Compliance als Führungspriorität betrachtet. In einer Branche, in der Verantwortlichkeit und Transparenz essenziell sind, stärkt die Verzahnung der FM-Compliance mit dem Risikomanagement und der Governance das Vertrauen auf höchster Ebene.

Auch das beste Compliance-Rahmenwerk ist nur so gut wie die Menschen, die es umsetzen. Deshalb bietet FM-Connect.com im Rahmen unserer Compliance-Services gezielte Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme an. Wir führen maßgeschneiderte Schulungen und kontinuierliche Weiterbildungen für Mitarbeiter im Facility Management, für Ihr Management und sogar für externe Dienstleister durch, wobei wir uns auf die spezifischen Compliance-Pflichten konzentrieren, die für die jeweilige Rolle relevant sind. So erhalten Wartungstechniker zum Beispiel Trainings zu Sicherheitsinspektionsprozessen und Dokumentationspflichten, während Filialleiter lernen, was für Notfallvorsorge und die Überwachung von Dienstleistern wichtig ist. Wir schulen außerdem das obere Management und Ihre Compliance-Beauftragten in den wesentlichen Aspekten der für den Gebäudebetrieb geltenden Vorschriften und deren Bedeutung für die Unternehmensführung.

Unsere Programme sind praxisorientiert und interaktiv gestaltet – sie kombinieren Workshops, E-Learning-Module und szenariobasierte Übungen. Die Teilnehmer üben beispielsweise die Reaktion auf einen simulierten Sicherheitsvorfall oder das Durchlaufen eines Audit-Szenarios, um Sicherheit in der Anwendung ihres Wissens zu gewinnen. Durch die Investition in Wissen und Bewusstsein verankern Sie eine Kultur der Compliance in Ihrem gesamten Unternehmen. Mitarbeiter werden zu proaktiven Hütern der Regelkonformität statt zu passiven Mitläufern. Sie melden eher Probleme, befolgen die Verfahren korrekt und verstehen, warum diese Maßnahmen für den Erfolg des Unternehmens wichtig sind. Diese breite Sensibilisierung verringert drastisch das Risiko menschlicher Fehler, stellt sicher, dass der Tagesbetrieb durchgängig den Compliance-Standards entspricht, und trägt letztlich zu einem sicheren und verantwortungsvollen Arbeitsumfeld bei. Externe Stakeholder – seien es Aufsichtsbehörden, Kunden oder Partner – nehmen positiv zur Kenntnis, wenn die Belegschaft eines Unternehmens solche Kompetenz und Wachsamkeit in Sachen Compliance zeigt. Unsere Schulungsprogramme stellen sicher, dass Sie über genau ein solches selbstbewusstes, auf Compliance bedachtes Team verfügen.

Regulatorische Compliance ist kein einmaliges Projekt, sondern eine kontinuierliche Verpflichtung – insbesondere in einem dynamischen Umfeld, in dem sich Vorschriften ständig weiterentwickeln. Unser Service Fortlaufende Überwachung und Aktualisierung etabliert ein nachhaltiges System, um den Betrieb Ihrer Liegenschaften langfristig regelkonform zu halten. Wir richten Überwachungs-Tools und -Prozesse ein (z. B. in Form von Compliance-Checklisten in Ihrer Facility-Management-Software oder regelmäßigen Compliance-Audits), die fortlaufend wichtige Kennzahlen im Blick behalten. Falls eine turnusmäßige Sicherheitsüberprüfung versäumt oder eine Wartungsaufgabe überfällig ist, schlägt unser Monitoring Alarm, sodass umgehend Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.

Zudem behalten wir die regulatorische Entwicklung am Horizont im Auge. Wenn neue Gesetze oder Verordnungen eingeführt werden oder bestehende Vorschriften sich ändern, aktualisieren wir Ihr Compliance-Rahmenwerk entsprechend. Dies kann bedeuten, dass Prozesse angepasst, Mitarbeiter zu neuen Anforderungen nachgeschult oder sogar technische Anlagen aufgerüstet werden müssen, um neuen Standards zu genügen (beispielsweise neuen Energieeffizienzvorgaben oder Sicherheitsprotokollen für Rechenzentren). Wir stellen Ihnen außerdem regelmäßige Compliance-Berichte zur Verfügung und führen Review-Meetings durch, um den Status Ihres Compliance-Programms und notwendige Anpassungen zu besprechen. Durch die aktive Überwachung und Aktualisierung Ihres Compliance-Managements stellen wir sicher, dass Sie nicht nur heute, sondern auch zukünftig prüfungsbereit und rechtlich abgesichert bleiben. Dies gibt Ihnen die Zuversicht, dass Ihr Facility Management mit Ihrem Unternehmenswachstum oder schärferen Gesetzen nahtlos Schritt hält. Es zeigt auch Ihren Stakeholdern, dass Ihr Unternehmen verpflichtet ist, den regulatorischen Anforderungen stets einen Schritt voraus zu sein, anstatt erst im Nachhinein zu reagieren.

Transparenz ist ein Grundpfeiler des Vertrauens in der Finanzbranche. Unser Service Berichts- und Transparenzwerkzeuge versetzt Sie in die Lage, Ihre Compliance-Leistungen gegenüber Aufsichtsbehörden, Investoren und anderen Stakeholdern eindeutig darzustellen. Wir unterstützen beim Aufbau belastbarer Berichtsrahmen für die compliancebezogenen Aspekte Ihres Facility Managements. Dies umfasst oft die Entwicklung interner Dashboards, die wichtige Compliance-Kennzahlen über alle Ihre Standorte hinweg visualisieren – beispielsweise den Prozentsatz absolvierter Sicherheitsschulungen, den Status behördlicher Inspektionen an jeder Liegenschaft oder die Ergebnisse jüngster Risikobewertungen. Diese Echtzeit-Dashboards ermöglichen es dem Management, die Compliance-Situation auf einen Blick zu überwachen.

Zusätzlich helfen wir bei der Erstellung regelmäßiger Compliance-Berichte, die Sie mit Ihrem Vorstand, Prüfungsausschuss oder Aufsichtsorganen teilen können. Diese Berichte übersetzen die komplexe Compliance-Arbeit in prägnante, verständliche Informationen, die auch Nicht-Experten nachvollziehen können. Mit den Berichtswerkzeugen von FM-Connect.com können Sie zum Beispiel überzeugend darlegen, dass jede Niederlassung über aktuelle Sicherheitszertifikate und Genehmigungen verfügt, dass Ihr Rechenzentrum zu 100 % alle vorgeschriebenen Verfügbarkeits- und Sicherheitsstandards einhält oder dass etwaige Zwischenfälle ordnungsgemäß nach Protokoll abgewickelt wurden. Indem Sie Compliance messbar und sichtbar machen, erfüllen Sie nicht nur mögliche Offenlegungspflichten, sondern stärken auch das Vertrauen Ihrer Stakeholder. Investoren und Kunden gewinnen die Gewissheit, dass Ihre Betriebsabläufe ethisch einwandfrei, sicher und rechtskonform gesteuert werden. Aufsichtsbehörden schätzen Ihre Offenheit und Sorgfalt, was zu reibungsloseren Inspektionen und einem besseren Ruf Ihres Unternehmens führen kann. Letztlich verwandelt unsere Unterstützung bei Berichterstattung und Transparenz das Thema Compliance von einer internen Pflichterfüllung zu einem sichtbaren Aushängeschild für die Integrität Ihrer Organisation.

• Maßgeschneiderte, modulare Lösungen: Sie buchen genau die Services, die Sie benötigen. Jede Compliance-Einzelleistung kann separat in Anspruch genommen und an die spezifischen Betriebs- und Regulierungsanforderungen Ihres Bank- oder Versicherungsunternehmens angepasst werden.

• Prüfungsbereite Rahmenwerke: Wir helfen Ihnen, Strukturen aufzubauen, in denen Dokumentation und Prozesse jederzeit prüfungs- und kontrollbereit sind. Dies senkt das Risiko von Beanstandungen oder Sanktionen und gewährleistet rechtliche Sicherheit.

• Governance-konforme Prozesse: Unsere Ansätze stimmen mit den Grundsätzen guter Unternehmensführung überein und fördern Transparenz sowie Verantwortlichkeit. Das stärkt das Vertrauen aller Interessengruppen – von Aufsichtsbehörden über Investoren bis zu Ihrem eigenen Vorstand.

• Kontinuierliches Compliance-Management: Durch laufende Überwachung und Updates bleibt Ihr Facility Management stets im Einklang mit neuen EU-Richtlinien und branchenspezifischen Vorgaben. Sie werden von neuen Gesetzen nicht überrascht, sondern demonstrieren Agilität und Weitblick in der Einhaltung der Vorschriften.