Flächenmanagement & Raumoptimierung für Finanzinstitute

Eine nachvollziehbare Flächenplanung setzt voraus, dass die vorhandenen Bereiche eindeutig nach ihrer primären Funktion gegliedert werden. Räume mit unterschiedlichen Nutzungen dürfen nicht ohne weitere Prüfung miteinander verglichen werden.

Die Zuordnung erfolgt nach der tatsächlichen Hauptnutzung. Ein Besprechungsraum, der gelegentlich als Projektfläche verwendet wird, bleibt beispielsweise eine Besprechungsfläche, solange die Besprechungsfunktion überwiegt. Räume mit dauerhaft gemischter Nutzung können als eigene Kategorie geführt oder nach einem transparent dokumentierten Schlüssel aufgeteilt werden.

Einheitlich definierte Flächenarten ermöglichen belastbare Bedarfsberechnungen und standortübergreifende Vergleiche. Sie verhindern, dass unterschiedliche Flächenumfänge oder Raumfunktionen miteinander vermischt werden. Vor jeder Kennzahlenanalyse muss deshalb festgelegt werden, welche Flächen in die Berechnung einbezogen werden und welche Bereiche, etwa Verkehrs-, Technik- oder externe Gemeinschaftsflächen, ausgeschlossen bleiben.

Die Flächenabgrenzung sollte in einem verbindlichen Flächenkatalog dokumentiert werden. Dieser enthält mindestens die Bezeichnung jeder Flächenart, eine kurze Definition, typische Beispiele, Abgrenzungsregeln und die für die Datenpflege verantwortliche Stelle.

Ein belastbares Flächenmanagement benötigt eine zentrale und regelmäßig gepflegte Datenbasis. Die Daten müssen räumliche, organisatorische, betriebliche und wirtschaftliche Informationen miteinander verbinden.

Für jeden Raum sollte eindeutig erkennbar sein, welcher Organisationseinheit er zugeordnet ist, welche Funktion er erfüllt, wie viele Personen oder Arbeitsplätze er aufnehmen kann und ob seine Nutzung dauerhaft, temporär oder flexibel organisiert ist.

Flächen- und Organisationsdaten sollten über eindeutige Kennzeichnungen miteinander verbunden werden. Dadurch lassen sich Flächenbilanzen nach Gebäude, Geschoss, Kostenstelle, Team oder Nutzungstyp erstellen, ohne Daten manuell neu zusammenzustellen.

Flächenbezeichnungen, Maßeinheiten, Raumkategorien und organisatorische Zuordnungen sind einheitlich zu verwenden. Für jeden Datensatz werden Quelle, Erfassungsdatum, letzter Aktualisierungszeitpunkt und verantwortliche Stelle dokumentiert. Unklare oder vorläufige Angaben müssen als solche gekennzeichnet werden.

Eine professionelle Datenpflege umfasst mindestens folgende Kontrollen:

• Vollständigkeitsprüfung aller Gebäude, Geschosse und Räume

• Abgleich von Flächenlisten mit aktuellen Grundrissen

• Prüfung von Raumgrößen, Raumfunktionen und Arbeitsplatzanzahlen

• Abgleich organisatorischer Zuordnungen mit aktuellen Personal- und Kostenstellenstrukturen

• Dokumentation von Umbauten, Umzügen und Nutzungsänderungen

• Festlegung verbindlicher Aktualisierungszyklen

• Klare Zugriffs- und Änderungsrechte für sensible Daten

Bei Anwesenheits- und Belegungsdaten sind Datenschutz, Zweckbindung und Zugriffsschutz zu berücksichtigen. Für strategische Flächenentscheidungen reichen in der Regel aggregierte und anonymisierte Daten aus. Eine personenbezogene Überwachung ist weder für die Bedarfsplanung erforderlich noch fachlich sinnvoll.

Die Auslastungsanalyse zeigt, welche Flächen regelmäßig, zeitweise oder kaum genutzt werden. Sie unterscheidet zwischen organisatorischer Zuordnung und tatsächlicher Nutzung. Ein Team kann beispielsweise über eine große Fläche verfügen, obwohl nur ein Teil der zugeordneten Nutzer gleichzeitig anwesend ist. Umgekehrt kann eine kleine, stark frequentierte Beratungs- oder Besprechungsfläche einen höheren Bedarf aufweisen, als die reine Quadratmeterzahl vermuten lässt.

Ziel ist nicht, jede freie Fläche sofort abzubauen. Die Analyse soll vielmehr erkennen lassen, welche Kapazitäten dauerhaft erforderlich sind, wo Nutzungsspitzen auftreten, welche Räume funktional ungeeignet sind und welche Flächen durch organisatorische oder räumliche Maßnahmen besser genutzt werden können.

Die Betrachtung über mehrere Ebenen verhindert Fehlinterpretationen. Eine niedrige standortweite Auslastung bedeutet beispielsweise nicht automatisch, dass jede Organisationseinheit über freie Flächen verfügt. Freie Kapazitäten können räumlich verteilt, sicherheitstechnisch nicht zugänglich oder funktional ungeeignet sein.

Die Auslastung kann durch verschiedene Methoden ermittelt werden:

• Arbeitsplatz- und Raumbeobachtungen zu festgelegten Zeitpunkten

• Nutzerzählungen an Eingängen oder in definierten Flächenzonen

• Auswertung von Arbeitsplatz- und Raumbuchungen

• Aggregierte Zutritts- oder Anwesenheitsdaten

• Technische Belegungsdaten aus geeigneten Raumsensoren

• Befragungen zu Tätigkeiten, Arbeitsorten und Raumproblemen

• Workshops mit Führungskräften, Teams und internen Servicebereichen

Die Methode ist nach Planungszweck, erforderlicher Genauigkeit und vertretbarem Aufwand auszuwählen. Für eine erste Potenzialanalyse kann eine zeitlich begrenzte Beobachtungsstudie ausreichen. Für eine langfristige Flex-Office-Steuerung sind dagegen wiederkehrende oder kontinuierlich aggregierte Nutzungsdaten zweckmäßiger.

Buchungsdaten dürfen nicht ungeprüft mit tatsächlicher Nutzung gleichgesetzt werden. Nicht wahrgenommene Reservierungen, frühzeitig beendete Termine oder spontane Nutzungen ohne Buchung können das Ergebnis verfälschen. Für wesentliche Flächenentscheidungen sollten deshalb möglichst mehrere Datenquellen kombiniert werden.

Kennzahlen schaffen Vergleichbarkeit und unterstützen die Steuerung. Jede Kennzahl benötigt eine eindeutige Definition, einen festgelegten Betrachtungszeitraum und eine nachvollziehbare Datenquelle.

Bei Besprechungs- und Beratungsräumen sollten Zeit- und Kapazitätsauslastung getrennt betrachtet werden. Ein Raum kann über viele Stunden gebucht sein, aber regelmäßig nur mit zwei Personen genutzt werden, obwohl er für zehn Personen ausgelegt ist. In diesem Fall ist die zeitliche Auslastung hoch, die kapazitive Nutzung jedoch gering.

Die Kennzahl „m² je Nutzer“ zeigt, wie viel einer definierten Nutzergruppe rechnerisch zur Verfügung steht. Für einen belastbaren Vergleich müssen drei Grundlagen eindeutig festgelegt sein:

• Welche Fläche wird berücksichtigt?

• Welche Personen gelten als Nutzer?

• Auf welchen Zeitraum bezieht sich die Kennzahl?

Werden beispielsweise 6.000 m² relevante Fläche 500 zugeordneten Nutzern gegenübergestellt, ergibt sich ein Wert von 12 m² je Nutzer. Wird dieselbe Fläche durch durchschnittlich 300 gleichzeitig anwesende Nutzer verwendet, beträgt der Wert 20 m² je anwesendem Nutzer. Beide Kennzahlen sind rechnerisch richtig, beantworten jedoch unterschiedliche Steuerungsfragen.

Standortvergleiche sind nur sinnvoll, wenn dieselbe Flächendefinition verwendet wird. Werden an einem Standort Verkehrs- und Nebenflächen einbezogen und an einem anderen Standort ausgeschlossen, entsteht ein nicht belastbarer Vergleich.

Ein niedriger Flächenwert ist nicht automatisch wirtschaftlich oder funktional. Sehr stark verdichtete Flächen können zu fehlenden Rückzugsmöglichkeiten, überlasteten Besprechungsräumen, erhöhtem Geräuschpegel und betrieblichen Störungen führen. Ebenso bedeutet eine niedrige Arbeitsplatz-Auslastung nicht zwingend, dass Arbeitsplätze entfallen können. Bestimmte Funktionen können persönliche Arbeitsplätze, besondere technische Ausstattung oder räumliche Vertraulichkeit erfordern.

Kennzahlen sind deshalb gemeinsam mit folgenden Faktoren zu bewerten:

• Tätigkeitsprofil und Arbeitsweise

• Anwesenheitsspitzen statt ausschließlich Durchschnittswerte

• Raumqualität und technische Nutzbarkeit

• Vertraulichkeits- und Sicherheitsanforderungen

• Verfügbarkeit alternativer Arbeitsorte

• Buchungs- und Nutzungsregeln

• Kundenfrequenz und saisonale Schwankungen

• Geplante organisatorische Veränderungen

Die Flächenbedarfsermittlung übersetzt organisatorische Anforderungen in konkrete Arbeitsplatz-, Raum- und Funktionskapazitäten.

Die Anwesenheitsquote sollte nicht ausschließlich aus dem Jahresdurchschnitt abgeleitet werden. Für die Kapazitätsplanung sind regelmäßige Spitzentage, saisonale Besonderheiten und verbindliche Präsenztage zu berücksichtigen. Eine Fläche, die im Durchschnitt ausreichend erscheint, kann an häufig auftretenden Spitzentagen deutlich überlastet sein.

Nutzerzahl × Anwesenheitsquote × Arbeitsplatzfaktor = erforderliche Arbeitsplatzkapazität

Der Arbeitsplatzfaktor berücksichtigt das gewählte Arbeitsplatzmodell, betriebliche Spitzen, Funktionsanforderungen und eine angemessene Kapazitätsreserve.

Beispiel:

• 600 zugeordnete Nutzer

• 60 Prozent maßgebliche Anwesenheitsquote

• Arbeitsplatzfaktor 1,05

600 × 0,60 × 1,05 = 378 erforderliche Arbeitsplätze

Die Berechnung ist als Ausgangspunkt zu verstehen. Anschließend werden die erforderlichen Beratungs-, Besprechungs-, Konzentrations-, Kommunikations-, Service- und Nebenflächen ergänzt. Für diese Flächen reicht eine pauschale Quadratmeterzugabe nicht aus. Anzahl, Größe und Ausstattung müssen aus dem tatsächlichen Nutzungsprofil abgeleitet werden.

Bei Besprechungsräumen sind beispielsweise folgende Fragen zu beantworten:

• Wie viele Besprechungen finden gleichzeitig statt?

• Welche typischen Gruppengrößen treten auf?

• Wie hoch ist der Anteil digitaler oder hybrider Termine?

• Welche Gespräche benötigen besondere Vertraulichkeit?

• Welche Räume können gemeinsam von mehreren Teams genutzt werden?

• Zu welchen Zeiten entstehen regelmäßige Engpässe?

Die Szenarien sollten dieselben Annahmen, Flächendefinitionen und Kostenparameter verwenden. Nur dann lassen sich Flächenwirkung, Investitionsbedarf, betriebliche Risiken und langfristige Kosten transparent vergleichen.

Die Raumgestaltung wird aus den Tätigkeiten der Nutzer abgeleitet. Nicht jede Tätigkeit benötigt denselben Raumtyp. Ein funktionales Büro stellt deshalb unterschiedliche Arbeits- und Kommunikationsangebote bereit.

Die Anzahl der Raumangebote muss auf die erwartete Nutzung abgestimmt werden. Ein breites Raumangebot ist nur dann wirksam, wenn die einzelnen Raumtypen in ausreichender Menge vorhanden, verständlich gekennzeichnet und tatsächlich nutzbar sind.

Für Finanzinstitute sind insbesondere akustische Vertraulichkeit, Sichtschutz, sichere Datenverbindungen und kontrollierbare Zugänge relevant. Kundenwege sollten so geführt werden, dass Besucher nicht unbeabsichtigt in interne Arbeits- oder Sicherheitsbereiche gelangen.

Die Zonen sind nach Zugänglichkeit, Geräuschentwicklung, Besucherfrequenz und Sicherheitsanforderung anzuordnen. Kommunikations- und Servicezonen sollten beispielsweise nicht unmittelbar an besonders ruhige Konzentrationsbereiche grenzen. Beratungsräume benötigen eine gute Erreichbarkeit vom Empfang, ohne interne Wege unnötig zu öffnen.

Möblierung, Raumtrennung und technische Ausstattung sind so zu planen, dass Flächen ohne unverhältnismäßigen Aufwand an veränderte Teamgrößen oder Nutzungen angepasst werden können. Geeignet sind beispielsweise modular aufgebaute Möbelsysteme, standardisierte Arbeitsplatzmodule, versetzbare Trennelemente und ausreichend dimensionierte technische Anschlüsse.

Anpassungsfähigkeit bedeutet nicht, jede Fläche vollständig offen oder beliebig veränderbar zu gestalten. Bereiche mit erhöhtem Schallschutz, vertraulichen Tätigkeiten oder spezieller technischer Ausstattung benötigen weiterhin feste bauliche Lösungen. Ziel ist eine ausgewogene Struktur aus stabilen Funktionsräumen und flexibel belegbaren Arbeitsbereichen.

Eine Flächenreduktion basiert auf belastbaren Nutzungsdaten, einem abgestimmten Zielbild und einer realistischen Umsetzungsplanung. Sie darf die erforderliche Arbeits-, Beratungs- und Servicequalität nicht beeinträchtigen.

Vor einer Reduktionsentscheidung sind mindestens folgende Punkte zu prüfen:

• Aktuelle und zukünftige Nutzerzahlen

• Repräsentative Anwesenheits- und Auslastungsdaten

• Betriebliche Spitzen und saisonale Schwankungen

• Sicherheits-, Vertraulichkeits- und Zugangsanforderungen

• Technische und bauliche Teilbarkeit der Fläche

• Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und Kundenprozesse

• Mietvertrags-, Rückgabe- und Umbaufristen

• Investitionsbedarf und erwartete Kosteneinsparung

• Möglichkeiten für spätere organisatorische Anpassungen

Eine rechnerisch freie Fläche ist nicht automatisch wirtschaftlich reduzierbar. Liegt sie beispielsweise als kleiner Einzelbereich innerhalb einer weiterhin genutzten Etage, kann eine Abtrennung technisch oder vertraglich nicht sinnvoll sein. Die Reduktionsentscheidung muss deshalb immer räumliche Umsetzbarkeit und wirtschaftliche Wirkung verbinden.

Flächenreduktionen sollten möglichst zusammenhängende, technisch abtrennbare Bereiche schaffen. Vereinzelte freie Räume innerhalb einer vollständig betriebenen Fläche senken die Betriebskosten in der Regel nur begrenzt.

Die wirtschaftliche Bewertung sollte einmalige Umsetzungskosten und dauerhaft vermiedene Kosten getrennt ausweisen. Zusätzlich sind der Zeitpunkt der Flächenfreisetzung, mögliche Doppelkosten während des Übergangs und die voraussichtliche Amortisationsdauer zu berücksichtigen.

Die Neuorganisation ordnet Teams, Arbeitsplätze und Raumfunktionen so an, dass betriebliche Zusammenhänge unterstützt und vorhandene Flächen besser genutzt werden. Dabei stehen nicht nur freie Quadratmeter, sondern auch Arbeitsbeziehungen, Kundenwege, Sicherheitszonen, technische Anforderungen und notwendige Nachbarschaften im Mittelpunkt.

Teams mit häufigen Schnittstellen sollten möglichst kurze Wege haben. Bereiche mit vertraulichen Tätigkeiten benötigen dagegen geeignete räumliche Trennung. Kundenbezogene Funktionen sind gut erreichbar anzuordnen, ohne interne Arbeitsbereiche unnötig zu öffnen.

Die Belegungsplanung sollte nicht nur Soll-Zuordnungen zeigen, sondern auch Kapazitäten, Reserven und gemeinsam nutzbare Räume kennzeichnen. Für flexible Arbeitsbereiche sind klare Regeln zur Nutzung und Buchung erforderlich.

• Geschossplan mit farblicher Flächenzuordnung

• Arbeitsplatz- und Raumbelegungsplan

• Gegenüberstellung von Ist- und Soll-Flächen

• Flächenbilanz nach Organisationseinheit

• Darstellung gemeinsamer Funktions- und Servicebereiche

• Kennzeichnung von Sicherheits- und Besucherzonen

• Umzugsfolgeplan für die schrittweise Umsetzung

Alle Planungsdarstellungen sollten denselben Datenstand verwenden. Unterschiedliche Nutzerzahlen oder Raumbezeichnungen in Grundriss, Flächenliste und Umzugsplanung führen zu vermeidbaren Fehlern.

Umzüge setzen die freigegebene Flächen- und Belegungsplanung organisatorisch um. Sie müssen mit Arbeitsabläufen, Flächenverfügbarkeit, technischen Inbetriebnahmen und der vorgesehenen Neuorganisation abgestimmt sein.

In Finanzinstituten sind zusätzlich der sichere Umgang mit Unterlagen und Datenträgern, kontrollierte Zutritte, funktionsfähige IT-Arbeitsplätze und die Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse sicherzustellen. Ein Umzug gilt deshalb erst als abgeschlossen, wenn die neuen Flächen betriebsbereit sind und alle wesentlichen Funktionen zuverlässig genutzt werden können.

Für größere Maßnahmen empfiehlt sich eine Unterteilung in klar definierte Umzugslose. Jedes Los erhält eine verantwortliche Leitung, eine Nutzerliste, Zielräume, Inventarangaben, einen Termin und einen dokumentierten Freigabestatus.

Besondere Aufmerksamkeit benötigen:

• Vertrauliche Unterlagen und sichere Aktenbehälter

• Datenträger und technische Geräte

• Zutrittsberechtigungen und Schließsysteme

• IT-Abschaltung, Transport und Wiederinbetriebnahme

• Kennzeichnung von Mobiliar und Umzugsgut

• Entsorgung nicht mehr benötigter Ausstattung

• Notfall- und Rückfallregelungen bei technischen Störungen

Ergänzend können Ausfallzeiten, offene Mängel, nicht korrekt umgezogene Inventargegenstände und Nutzeranfragen nach dem Umzug erfasst werden.

Jede Prozessphase benötigt klar definierte Verantwortlichkeiten und Freigabepunkte. Flächenmanagement, Facility Management, Immobilienmanagement, IT, Sicherheit, Personalbereiche, Führungskräfte und betroffene Nutzer sind entsprechend ihrer Aufgaben einzubeziehen.

Entscheidungen sollten in einem nachvollziehbaren Maßnahmen- und Entscheidungsprotokoll dokumentiert werden. Dazu gehören Annahmen, Datenstand, freigegebene Variante, Budget, Termine, Risiken und verantwortliche Stellen.

Flächenbestand erfassen → Nutzung analysieren → Bedarf berechnen → Raumkonzept entwickeln → Variante freigeben → Neuorganisation oder Umzug umsetzen → Auslastung kontrollieren

Der Prozess ist nicht als einmalige Abfolge zu verstehen. Ergebnisse der Erfolgskontrolle fließen in die weitere Flächenplanung ein. Ändern sich Nutzerzahlen, Arbeitsmodelle oder Standortbedingungen wesentlich, beginnt eine erneute Bedarfsbewertung.

Nach der Umsetzung werden Belegung, Auslastung, Nutzerzahl, Arbeitsplatzbestand und Flächenkosten regelmäßig überprüft. Das Monitoring stellt sicher, dass die erreichte Flächenwirkung dauerhaft erhalten bleibt und neue Unter- oder Überauslastungen frühzeitig erkannt werden.

Die Steuerung sollte in festgelegten Intervallen erfolgen. Nutzer- und Arbeitsplatzdaten können beispielsweise monatlich oder quartalsweise aktualisiert werden. Umfassende Flächen- und Bedarfsbewertungen sind bei wesentlichen organisatorischen Veränderungen sowie in einem verbindlich festgelegten Regelzyklus durchzuführen.

Eine erneute Bedarfsbewertung ist insbesondere erforderlich bei:

• Deutlichen Veränderungen der Nutzerzahl

• Neuen verbindlichen Präsenz- oder Arbeitsmodellen

• Organisatorischen Zusammenlegungen oder Trennungen

• Steigenden Engpässen bei Arbeits- oder Besprechungsflächen

• Länger anhaltender Unterauslastung

• Geplanten Mietvertragsentscheidungen

• Standortverlagerungen oder größeren Umbauten

• Wesentlichen Änderungen der Kundenfrequenz

Das Dashboard sollte neben aktuellen Werten auch Zielwerte, Abweichungen und Entwicklungstrends zeigen. Für steuerungsrelevante Kennzahlen sind Schwellenwerte festzulegen. Wird ein Schwellenwert über einen definierten Zeitraum über- oder unterschritten, ist eine fachliche Prüfung auszulösen.

Jedes Serviceangebot sollte klar beschreiben, welche Daten benötigt werden, welche Planungsleistungen enthalten sind und welches konkrete Ergebnis der Auftraggeber erhält. Mögliche Ergebnisse sind beispielsweise ein Flächenbericht, ein Soll-Flächenprogramm, ein Belegungsplan, eine Variantenbewertung, ein Reduktionskonzept oder ein vollständiger Umzugsplan.

CTAs können gezielt nach der Auslastungsanalyse, der Flächenbedarfsplanung, der Flächenreduktion und dem Umzugsmanagement platziert werden. Jeder CTA sollte dem unmittelbar vorausgehenden Fachinhalt entsprechen und eine konkrete nächste Leistung benennen.

Geeignete Platzierungen sind:

• Nach der Auslastungsanalyse: „Auslastung prüfen lassen“

• Nach der Flächenbedarfsermittlung: „Flächenbedarf berechnen“

• Nach den Grundsätzen der Büroplanung: „Raumkonzept entwickeln“

• Nach der Flächenreduktion: „Reduktionspotenzial ermitteln“

• Nach der Neuorganisation: „Neuorganisation planen“

• Nach dem Umzugsmanagement: „Umzugsprojekt besprechen“

Auf einer einzelnen Inhaltsseite sollte jeweils ein klarer Haupt-CTA hervorgehoben werden. Weitere Handlungsaufforderungen können als fachlich passende Sekundär-CTAs eingesetzt werden. Formulierungen müssen eindeutig, sachlich und handlungsorientiert sein.