FM-Prozessarchitektur für Finanzinstitute

Die vier Phasen bilden die Grundstruktur des FM-Leistungsmodells. Jede Phase besitzt eigene Ziele und Ergebnisse, ist jedoch auf Informationen aus den jeweils vor- und nachgelagerten Phasen angewiesen. Eine technisch vollständige Planung ist beispielsweise nur dann betriebsfähig, wenn die vorgesehenen Anlageninformationen, Zuständigkeiten, Ressourcen und Wartungsanforderungen tatsächlich an den Betrieb übergeben werden.

Die Prozessphasen stellen keinen ausschließlich linearen Ablauf dar. Planung schafft die Grundlage für den Betrieb. Der Betrieb erzeugt Zustands-, Leistungs-, Störungs- und Verbrauchsdaten. Die Instandhaltung nutzt diese Informationen, um Inspektionen, Wartungen, Instandsetzungen und Verbesserungen zu planen und durchzuführen. In der Optimierungsphase werden die Ergebnisse aus Betrieb und Instandhaltung zusammengeführt, bewertet und mit den festgelegten Zielwerten verglichen.

Erkannte Verbesserungsbedarfe werden anschließend als neue oder angepasste Anforderungen in die Planung zurückgeführt. Dies kann beispielsweise eine Änderung von Wartungsintervallen, die Anpassung einer technischen Betriebsweise, die Erweiterung von Messpunkten, eine neue Dienstleistervorgabe oder eine Ersatzinvestition betreffen.

Der Prozesskreislauf folgt damit dem Prinzip:

Planung → Betrieb → Instandhaltung → Optimierung → angepasste Planung

Damit der Kreislauf wirksam funktioniert, müssen die Ergebnisse jeder Phase dokumentiert, freigegeben und für die folgende Phase verfügbar sein. Nicht dokumentierte Erkenntnisse können nicht zuverlässig ausgewertet oder als verbindliche Planungsgrundlage genutzt werden.

Jeder FM-Prozess wird anhand einheitlicher Prozesselemente beschrieben:

Ein Prozess ist erst dann ausreichend steuerbar, wenn diese Elemente eindeutig definiert sind. Zusätzlich müssen notwendige Nachweise, Eskalationswege, Freigabegrenzen und Dokumentationspflichten festgelegt werden. Bei geschäftskritischen Anlagen ist außerdem zu bestimmen, welche Reaktions- und Wiederherstellungszeiten gelten und welche betrieblichen Einschränkungen bei einer Störung akzeptabel sind.

Die Planungsphase schafft die fachlichen, technischen, organisatorischen, terminlichen und wirtschaftlichen Grundlagen für ein FM-Projekt oder den späteren Gebäudebetrieb. Sie stellt sicher, dass der Bedarf vollständig erfasst, der Leistungsumfang eindeutig beschrieben und die spätere Durchführung realistisch vorbereitet wird.

Die Planung muss nicht nur den erwarteten Normalbetrieb berücksichtigen. Sie muss auch Anfahr-, Abschalt-, Übergabe-, Störungs- und Notbetriebszustände einbeziehen. Für Finanzinstitute sind insbesondere die erforderliche Verfügbarkeit, definierte Betriebszeiten, Sicherheitsbereiche, Zutrittsbedingungen, kritische Nutzerfunktionen und Abhängigkeiten zwischen technischen Anlagen zu berücksichtigen.

Die Anforderungen müssen so formuliert sein, dass sie später überprüft und abgenommen werden können. Allgemeine Aussagen wie „hohe Verfügbarkeit“ oder „schnelle Bearbeitung“ sind nicht ausreichend. Erforderlich sind messbare Vorgaben, beispielsweise ein definierter Verfügbarkeitswert, eine maximale Reaktionszeit oder ein verbindlicher Termin für die Übergabe vollständiger Anlagendokumentationen.

Der Planungsprozess beginnt mit der strukturierten Bedarfsermittlung. Dazu werden Nutzeranforderungen, technische Ausgangsdaten, betriebliche Einschränkungen, bestehende Verträge, Zustandsinformationen und strategische Vorgaben zusammengeführt. Die Anforderungen werden anschließend auf Vollständigkeit, Umsetzbarkeit, Dringlichkeit und wirtschaftliche Bedeutung geprüft.

Auf dieser Grundlage werden mögliche Lösungsvarianten entwickelt. Varianten können sich beispielsweise in der technischen Ausführung, im Leistungsumfang, im Ressourceneinsatz, in den Wartungskonzepten oder in der organisatorischen Umsetzung unterscheiden. Für jede relevante Variante werden Kosten, Termine, betriebliche Auswirkungen, Risiken und Lebenszyklusfolgen bewertet.

Danach werden der bevorzugte Lösungsweg, die Verantwortlichkeiten, die erforderlichen Ressourcen und die Abnahmekriterien festgelegt. Offene Punkte und Risiken sind mit Verantwortlichen und Bearbeitungsterminen zu dokumentieren. Die Planungsphase endet mit einer formalen Freigabe des FM- oder Projektkonzepts. Änderungen nach der Freigabe müssen nachvollziehbar bewertet, genehmigt und in den Planungsunterlagen aktualisiert werden.

• FM- oder Projektkonzept: Beschreibung der Ziele, Anforderungen, vorgesehenen Leistungen, Betriebsstrategie und organisatorischen Umsetzung.

• Leistungsbeschreibung: Eindeutige Festlegung der zu erbringenden Leistungen, Qualitätsniveaus, Leistungsgrenzen und Nachweise.

• Termin- und Ressourcenplan: Zuordnung von Aktivitäten zu Terminen, Rollen, Qualifikationen und erforderlichen Betriebsmitteln.

• Kosten- und Lebenszyklusbetrachtung: Darstellung der erwarteten Investitions-, Betriebs-, Instandhaltungs- und Verbesserungskosten.

• Festgelegte Übergabe- und Abnahmekriterien: Definition der Dokumente, Prüfungen, Zustände und Freigaben, die für eine erfolgreiche Übergabe erforderlich sind.

• Definierte Zielkennzahlen: Messbare Vorgaben für die spätere Bewertung von Betrieb, Instandhaltung und Optimierung.

Die Betriebsphase umfasst die planmäßige Nutzung, Überwachung und Steuerung der Gebäude, Flächen, technischen Anlagen und vereinbarten FM-Services des Finanzinstituts. Ziel ist es, die erforderlichen Funktionen in der vereinbarten Qualität, innerhalb der festgelegten Betriebszeiten und unter wirtschaftlichem Einsatz der verfügbaren Ressourcen bereitzustellen.

Der Betrieb muss technische und organisatorische Abhängigkeiten berücksichtigen. Eine Änderung an einer Anlage kann Auswirkungen auf Nutzerbereiche, Sicherheitsfunktionen, Arbeitsabläufe oder andere technische Systeme haben. Betriebsmaßnahmen sind deshalb kontrolliert vorzubereiten, mit den betroffenen Stellen abzustimmen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Die Betriebsführung hat sicherzustellen, dass Anlagen nur innerhalb der freigegebenen Betriebsparameter betrieben werden. Manuelle Eingriffe, Sollwertänderungen, Abschaltungen oder zeitlich begrenzte Überbrückungen müssen dokumentiert und bei Bedarf genehmigt werden.

Die vereinbarten Betriebsleistungen werden entsprechend dem freigegebenen Konzept bereitgestellt. Anlagenzustände, Verbräuche, Meldungen und Serviceergebnisse werden fortlaufend oder in festgelegten Intervallen überwacht. Festgestellte Abweichungen werden zunächst bewertet und nach Auswirkung, Dringlichkeit und Kritikalität priorisiert.

Kann eine Abweichung innerhalb des Betriebsprozesses behoben werden, wird die Maßnahme durchgeführt und dokumentiert. Erfordert sie eine technische Inspektion, Wartung oder Instandsetzung, erfolgt eine geregelte Übergabe an die Instandhaltung. Wiederkehrende, kostenintensive oder strukturelle Abweichungen werden zusätzlich an die Optimierungsphase übergeben.

Nach Abschluss einer Maßnahme wird geprüft, ob der vorgesehene Betriebszustand wiederhergestellt ist. Die Störungs- oder Servicemeldung darf erst geschlossen werden, wenn Ergebnis, Bearbeitungszeit, gegebenenfalls verwendete Materialien, verbleibende Einschränkungen und erforderliche Folgemaßnahmen dokumentiert sind.

• Verfügbare Gebäude und Anlagen: Die erforderlichen Gebäudefunktionen stehen entsprechend den festgelegten Betriebs- und Qualitätsanforderungen zur Verfügung.

• Dokumentierte Betriebszustände: Relevante Betriebsparameter, Abweichungen, Eingriffe und Einschränkungen sind nachvollziehbar erfasst.

• Bearbeitete Störungsmeldungen: Meldungen wurden bewertet, priorisiert, zugeordnet, bearbeitet und mit einem dokumentierten Ergebnis abgeschlossen.

• Erfasste Leistungs- und Verbrauchsdaten: Daten zu Servicequalität, Anlagenbetrieb, Energie- und Ressourcenverbrauch stehen für Auswertungen zur Verfügung.

• Nachweisbare Einhaltung der betrieblichen Zielwerte: Die vereinbarte Leistung kann anhand definierter Kennzahlen überprüft werden.

Die Instandhaltung erhält die Funktionsfähigkeit technischer Anlagen oder stellt sie nach einer Störung wieder her. Sie unterstützt gleichzeitig die Betriebssicherheit, Anlagenverfügbarkeit, wirtschaftliche Nutzung und den langfristigen Werterhalt der Gebäude und technischen Einrichtungen.

Instandhaltungsmaßnahmen müssen nach Anlagenkritikalität, technischem Zustand, betrieblicher Auswirkung und geplantem Nutzungszeitraum priorisiert werden. Bei geschäftskritischen Anlagen sind Maßnahmen so zu planen, dass Betriebsunterbrechungen minimiert und erforderliche Ersatz- oder Überbrückungslösungen vorbereitet werden.

Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung sind miteinander verbunden. Eine Inspektion kann einen Wartungs- oder Instandsetzungsbedarf auslösen. Wiederkehrende Instandsetzungen können darauf hinweisen, dass eine technische Verbesserung, eine Änderung der Betriebsweise oder ein Ersatz der Anlage wirtschaftlicher ist.

Der Instandhaltungsprozess beginnt durch einen planmäßigen Termin, eine Zustandsmeldung, eine Störung oder eine festgestellte Abweichung. Zunächst werden Umfang, Dringlichkeit, Anlagenkritikalität und betriebliche Auswirkungen bewertet. Danach werden Arbeitsumfang, Qualifikation, benötigte Materialien, Sicherheitsmaßnahmen, Zugangsvoraussetzungen und Termin festgelegt.

Vor Beginn der Arbeiten sind betroffene Nutzer und Betriebsverantwortliche zu informieren. Erforderliche Freigaben, Abschaltungen, Absicherungen oder Ersatzbetriebsmaßnahmen müssen vorbereitet sein. Die Maßnahme wird entsprechend der Arbeitsplanung durchgeführt und mit den erforderlichen Prüfungen abgeschlossen.

Bei der Abnahme wird festgestellt, ob die vorgesehene Funktion wiederhergestellt wurde und ob die Anlage sicher in den Betrieb zurückgegeben werden kann. Das Ergebnis ist einschließlich Anlagenzustand, ausgeführter Arbeiten, festgestellter Abweichungen, verwendeter Ersatzteile, Kosten, Ausfallzeit und möglicher Folgemaßnahmen zu dokumentieren.

Wiederkehrende Störungen, ungewöhnlich hohe Kosten, verlängerte Ausfallzeiten oder eine erkennbare Zustandsverschlechterung werden zur vertieften Analyse an die Optimierungsphase übergeben.

• Funktionsfähige technische Anlagen: Anlagen erfüllen die festgelegten betrieblichen Funktionen oder weisen einen eindeutig dokumentierten eingeschränkten Zustand auf.

• Dokumentierte Prüf- und Leistungsnachweise: Ausgeführte Tätigkeiten, Prüfungen und Ergebnisse sind vollständig nachvollziehbar.

• Aktualisierte Zustandsinformationen: Der aktuelle technische Zustand und der erkennbare zukünftige Handlungsbedarf sind erfasst.

• Erfasste Ausfall- und Instandhaltungskosten: Dauer, Ursache und wirtschaftliche Auswirkungen von Ausfällen und Maßnahmen stehen für Auswertungen zur Verfügung.

• Grundlagen für Ersatz- und Optimierungsmaßnahmen: Zustands-, Kosten- und Störungsdaten unterstützen Entscheidungen über Verbesserungen oder Ersatzinvestitionen.

Die Optimierungsphase verbessert die Wirtschaftlichkeit, Qualität und Leistungsfähigkeit der FM-Prozesse auf Grundlage belastbarer Daten aus Planung, Betrieb und Instandhaltung. Sie soll nicht nur einzelne Fehler beheben, sondern technische, organisatorische oder wirtschaftliche Ursachen dauerhaft reduzieren.

Eine Optimierung ist dann erfolgreich, wenn ihre Wirkung anhand festgelegter Kennzahlen nachgewiesen werden kann. Maßnahmen dürfen deshalb nicht allein aufgrund einer plausiblen Annahme umgesetzt werden. Vor der Umsetzung sind Ausgangszustand, Zielwert, erwarteter Nutzen, Aufwand, Verantwortlichkeit und Kontrollzeitraum zu bestimmen.

Bei der Ursachenanalyse ist zwischen sichtbaren Auswirkungen und tatsächlichen Ursachen zu unterscheiden. Eine häufige Störung kann beispielsweise durch ein verschlissenes Bauteil verursacht werden. Sie kann jedoch ebenso auf eine ungeeignete Betriebsweise, unzureichende Wartung, fehlende Ersatzteile, falsche Einstellungen oder eine unklare Zuständigkeit zurückzuführen sein.

• Anlagenverfügbarkeit und Dauer technischer Ausfälle

• Betriebs- und Instandhaltungskosten

• Wartungsinhalte und Wartungsintervalle

• Bearbeitungs-, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten

• Wiederkehrende technische Störungen und Schadensbilder

• Energie- und Ressourcenverbrauch

• Prozess-, Dokumentations- und Datenqualität

• Dienstleistersteuerung und Leistungsabgrenzung

• Ersatzteilverfügbarkeit und Materialeinsatz

• Abstimmung zwischen FM, Projekten, Nutzern und externen Partnern

Die Optimierungsphase endet mit einer dokumentierten Bewertung der durchgeführten Maßnahme. Dabei werden Zielwert, Ausgangswert, tatsächliches Ergebnis, entstandene Kosten, festgestellte Nebenwirkungen und weiterer Handlungsbedarf gegenübergestellt.

Erfolgreiche Änderungen werden in Prozessbeschreibungen, Betriebsanweisungen, Wartungspläne, Leistungsbeschreibungen, Schulungsunterlagen und zukünftige Planungen übernommen. Erreicht die Maßnahme den erwarteten Nutzen nicht, muss entschieden werden, ob sie angepasst, erweitert, beendet oder durch eine alternative Lösung ersetzt wird.

An den Übergängen zwischen Planung, Betrieb, Instandhaltung und Optimierung müssen Informationen vollständig, aktuell, verständlich und nachvollziehbar übergeben werden. Eine Übergabe ist nicht allein die Weiterleitung von Dokumenten. Sie umfasst auch die fachliche Prüfung, ob die empfangende Rolle die Informationen nutzen kann und ob offene Punkte, Einschränkungen und Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sind.

Unklare Schnittstellen können zu Informationsverlusten, Doppelarbeiten, verspäteten Maßnahmen, ungeplanten Ausfällen und zusätzlichen Kosten führen. Besonders kritisch sind fehlende Anlagendaten, nicht dokumentierte Änderungen, unvollständige Prüfunterlagen, unklare Gewährleistungsgrenzen oder nicht zugeordnete Restarbeiten.

Für jede wesentliche Übergabe sind deshalb mindestens der Übergabegegenstand, die erforderlichen Dokumente, der verantwortliche Absender, der verantwortliche Empfänger, der Übergabetermin, die Prüfkriterien und der Umgang mit offenen Punkten festzulegen.

Eine Übergabe gilt erst dann als abgeschlossen, wenn die vorgesehenen Informationen geprüft wurden, Abweichungen dokumentiert sind und die empfangende Rolle die weitere Verantwortung übernommen hat. Offene Punkte dürfen nicht durch eine formale Übergabe verdeckt werden, sondern müssen mit Priorität, Verantwortlichkeit und Termin weitergeführt werden.

Die übergeordnete Prozessgrafik stellt den vollständigen FM-Steuerungskreislauf dar:

Planung → Betrieb → Instandhaltung → Optimierung → angepasste Planung

Die Grafik sollte neben der Hauptprozessrichtung auch Rückkopplungen darstellen. Ergebnisse aus der Instandhaltung können beispielsweise unmittelbar zu einer Anpassung des Betriebs führen. Erkenntnisse aus der Optimierung können sowohl die Planung als auch bestehende Betriebs- und Wartungsvorgaben verändern.

Für eine eindeutige Darstellung sollten die wesentlichen Ergebnisse jeder Phase direkt an den Übergabepunkten benannt werden:

• Planung: freigegebene Anforderungen und Konzepte

• Betrieb: Betriebs-, Leistungs-, Störungs- und Verbrauchsdaten

• Instandhaltung: Zustands-, Maßnahmen-, Kosten- und Ausfalldaten

• Optimierung: bewertete und freigegebene Verbesserungsmaßnahmen

Für einzelne FM-Abläufe werden Flussdiagramme verwendet. Die Darstellung sollte so aufgebaut sein, dass Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und Übergaben ohne zusätzliche Interpretation erkennbar sind.

Für Prozesse mit mehreren beteiligten Rollen empfiehlt sich eine nach Verantwortungsbereichen gegliederte Darstellung. Dadurch wird sichtbar, welche Aktivitäten durch den Facility Manager, den Projektleiter, den technischen Dienstleister, die Nutzervertretung oder eine freigabeberechtigte Stelle ausgeführt werden.

Entscheidungspunkte müssen als konkrete Frage formuliert sein, beispielsweise: „Ist die Anlage betriebsbereit?“, „Ist eine sofortige Instandsetzung erforderlich?“ oder „Wurde der Zielwert erreicht?“. Jeder mögliche Ausgang der Entscheidung muss zu einem eindeutig definierten Folgeschritt führen.

• Planung und Freigabe einer FM-Maßnahme

• Übergabe eines Projekts in den Gebäudebetrieb

• Bearbeitung einer technischen Störung

• Durchführung und Abnahme einer Wartungsmaßnahme

• Bewertung und Umsetzung einer Prozessoptimierung

Bei der Erstellung der Grafiken ist auf einen einheitlichen Detaillierungsgrad zu achten. Eine Grafik sollte weder so allgemein sein, dass Zuständigkeiten unklar bleiben, noch so detailliert, dass einzelne Arbeitsschritte den Gesamtprozess unübersichtlich machen.

Vor der Übergabe ist zu prüfen, ob die für den Betrieb erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen. Dazu gehören insbesondere aktuelle Anlageninformationen, Bedien- und Betriebsangaben, Prüf- und Abnahmenachweise, Wartungsanforderungen, Zuständigkeiten sowie Informationen zu offenen Mängeln oder Restarbeiten.

Die Übernahme sollte durch eine strukturierte Begehung und Funktionsprüfung unterstützt werden. Abweichungen werden in einer Restpunkteliste erfasst und mit Priorität, Verantwortlichem und Erledigungstermin versehen. Der Standort wird erst dann vollständig in den Regelbetrieb übernommen, wenn kritische Voraussetzungen erfüllt und verbleibende Einschränkungen betrieblich akzeptiert sind.

Ausgangspunkt kann beispielsweise ein erhöhter Energieverbrauch, eine sinkende Anlagenverfügbarkeit oder eine zunehmende Zahl von Störungen sein. Vor der Auswahl einer Maßnahme sind die Betriebsdaten auf Vollständigkeit und Vergleichbarkeit zu prüfen. Saisonale Einflüsse, veränderte Nutzungszeiten oder besondere Betriebszustände müssen bei der Bewertung berücksichtigt werden.

Mögliche Maßnahmen sind eine Anpassung von Sollwerten und Betriebszeiten, die Änderung eines Wartungsintervalls, der Austausch eines verschlissenen Bauteils, die Verbesserung der Anlagenregelung oder der Ersatz einer unwirtschaftlichen Anlage. Die Wirkung wird nach der Umsetzung über einen festgelegten Zeitraum anhand derselben Kennzahlen kontrolliert, die zur Feststellung des ursprünglichen Problems verwendet wurden.

Das Beispielprojekt betrachtet den vollständigen Ablauf vom Eingang einer Störungsmeldung bis zum dokumentierten Abschluss. Zunächst werden die bestehenden Meldewege, Priorisierungskriterien, Zuständigkeiten, Eskalationsstufen und Rückmeldeprozesse aufgenommen. Anschließend werden Bearbeitungszeiten, Übergaben, nicht zugeordnete Meldungen, wiederkehrende Fehler und unvollständige Abschlussdokumentationen analysiert.

Auf Grundlage der Analyse können Meldungskategorien vereinheitlicht, Prioritäten eindeutig definiert und Verantwortlichkeiten angepasst werden. Für kritische Störungen werden verbindliche Reaktions-, Eskalations- und Wiederherstellungswege festgelegt. Standardisierte Pflichtangaben sorgen dafür, dass Standort, Anlage, Fehlerbild, Auswirkung und Ansprechpartner bereits bei der Erfassung vollständig vorliegen.

Nach der Umsetzung werden insbesondere Reaktionszeit, Bearbeitungszeit, Terminerfüllungsgrad, Wiederholungsstörungsquote und Anteil vollständig dokumentierter Abschlüsse überwacht. Die Maßnahme gilt nur dann als erfolgreich, wenn sich die festgelegten Kennzahlen verbessern und die neue Prozessgestaltung im täglichen Betrieb zuverlässig angewendet wird.

Die Kennzahlen müssen immer im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozess interpretiert werden. Eine kurze Reaktionszeit allein bedeutet beispielsweise nicht, dass eine Störung fachgerecht oder dauerhaft behoben wurde. Deshalb sollten Zeitkennzahlen mit Qualitäts-, Kosten- und Wiederholungskennzahlen kombiniert werden.

Auch bei Standortvergleichen sind unterschiedliche Nutzungsarten, Betriebszeiten, Anlagenalter, Flächengrößen und technische Ausstattungen zu berücksichtigen. Ohne eine einheitliche Bezugsgröße können Kennzahlen zu falschen Bewertungen führen.

Die Lebenszykluskosten bilden eine zentrale Kennzahl für die Planung und Optimierung von Gebäuden und technischen Anlagen. Sie berücksichtigen nicht nur die anfänglichen Investitionen, sondern auch die über den festgelegten Zeitraum entstehenden Betriebs-, Energie-, Instandhaltungs-, Verbesserungs- und Ersatzkosten.

Eine Lösung mit niedrigen Anschaffungskosten kann langfristig unwirtschaftlich sein, wenn sie einen hohen Energieverbrauch, häufige Ausfälle, kurze Wartungsintervalle oder schwer verfügbare Ersatzteile verursacht. Umgekehrt kann eine höhere Anfangsinvestition wirtschaftlich vorteilhaft sein, wenn dadurch Betriebskosten, Ausfallrisiken und Instandhaltungsaufwand dauerhaft reduziert werden.

Für einen belastbaren Vergleich müssen alle Varianten auf denselben Betrachtungszeitraum, denselben Leistungsumfang und vergleichbare betriebliche Annahmen bezogen werden. Zu dokumentieren sind insbesondere:

• Betrachtungszeitraum und erwartete Nutzungsdauer

• Investitions- und Planungskosten

• erwartete Energie- und Betriebskosten

• Inspektions-, Wartungs- und Instandsetzungskosten

• Kosten geplanter Verbesserungen oder Ersatzmaßnahmen

• erwartete Ausfallzeiten und betriebliche Auswirkungen

• zugrunde liegende Mengen, Preise, Intervalle und Annahmen

Die Lebenszykluskostenbetrachtung unterstützt Projektleiter bei Variantenentscheidungen und Facility Manager bei der Bewertung von Ersatz-, Wartungs- und Optimierungsmaßnahmen.

Für jede Kennzahl sind mindestens Definition, Berechnungsmethode, Datenquelle, Auswertungszeitraum, Zielwert und verantwortliche Rolle festzulegen. Zusätzlich ist zu bestimmen, wie mit fehlenden, fehlerhaften oder nachträglich korrigierten Daten umgegangen wird.

Eine vollständige Kennzahlendefinition sollte folgende Angaben enthalten:

• eindeutige Bezeichnung und Zweck der Kennzahl

• fachliche Definition des Messgegenstands

• Berechnungsformel und verwendete Einheit

• Beginn und Ende des Messzeitraums

• zugelassene Datenquellen

• erforderliche Filter und Bezugsgrößen

• Ziel-, Warn- und Eskalationswerte

• Häufigkeit der Auswertung und Berichterstattung

• verantwortliche Rolle für Datenerhebung und Freigabe

• festgelegte Maßnahmen bei Zielabweichungen

Facility Manager nutzen die Kennzahlen für die laufende betriebliche Steuerung, die Dienstleisterbewertung und die Identifikation von Optimierungsbedarf. Projektleiter verwenden sie zur Bewertung von Terminen, Budgets, Qualitätszielen, Übergabeergebnissen und Projektwirkungen.

Kennzahlen müssen regelmäßig auf ihre Aussagekraft geprüft werden. Eine Kennzahl, die keine Entscheidung unterstützt, keine Maßnahme auslöst oder aufgrund unzureichender Daten nicht verlässlich berechnet werden kann, erfüllt ihre Steuerungsfunktion nicht. Änderungen an Definitionen oder Berechnungslogiken sind nachvollziehbar zu dokumentieren, damit Zeitreihen und Standortvergleiche korrekt interpretiert werden können.