Ein vollständiges Standortprofil erstellen
Das Standortprofil beschreibt Nutzung, Gebäude, technische Ausstattung, Betriebszeiten und die dort tätigen Gesellschaften. Es enthält Eigentums- und Mietverhältnisse sowie die Zuständigkeiten für gemeinschaftlich genutzte Flächen und Anlagen. Ein Organigramm allein genügt nicht: Erforderlich ist eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Räumen, Nutzern und Geschäftsprozessen. Eine Filiale mit Bargeldversorgung, ein reiner Beratungsstandort und ein Versicherungsbüro erhalten deshalb unterschiedliche Leistungsprofile. Bei Zentralstandorten werden auch Empfang, Vorstandsetagen, Veranstaltungsbereiche, Archive und Technikräume erfasst. Geplante Umbauten, Belegungsänderungen und Flächenrückgaben gehören in den Ausgangsstand, weil sie die Mobilisierung und spätere Personalbemessung unmittelbar beeinflussen können.
Standortprofile für Banken und Versicherungen
Unterbrechungsfolgen mit den Nutzern bewerten
Die Prozessverantwortlichen bestimmen, welche Tätigkeiten am Standort zeitkritisch sind und welche Mindestleistung bei Einschränkungen erhalten bleiben muss. Im Bankbetrieb können feste Bearbeitungszeiten und geschäftliche Annahmeschlüsse maßgeblich sein. Bei Versicherungen können Schadenereignisse gleichzeitig das eigene Gebäude treffen und zusätzliche Kundenkontakte auslösen. Die Bewertung erfasst Auswirkungen über die Zeit, betroffene Personen, Daten und materielle Werte. Sie unterscheidet diese Folgen von der Wahrscheinlichkeit einzelner Schadensereignisse. Das Facility Management erhält daraus priorisierte Anforderungen an Räume, Versorgung, Erreichbarkeit und Unterstützung. Pauschale Einstufungen allein nach Unternehmensgröße oder äußerem Sicherheitsniveau bilden diese Zusammenhänge nicht ausreichend ab.
Nutzung und Schutzbedarf zusammenbringen
Für jede Standortgruppe werden ein Grundumfang und nachvollziehbare Ergänzungen definiert. Der Grundumfang kann beispielsweise regelmäßige Kontrollen, Störungsannahme und geregelte Dokumentation umfassen. Ergänzungen ergeben sich aus besonderen Betriebszeiten, höherer technischer Abhängigkeit oder geschützten Arbeitsbereichen. Eine hohe geschäftliche Bedeutung führt jedoch nicht automatisch zu einer bestimmten aufsichtsrechtlichen Einstufung des FM-Vertrags. Ebenso ist nicht jedes Bankgebäude eine kritische Infrastruktur im gesetzlichen Sinn. Diese Fragen werden durch die zuständigen Fachfunktionen gesondert beurteilt. Das Standortprofil hält die bestätigten Anforderungen fest und benennt ausdrücklich, welche Annahmen noch durch Erhebung oder Entscheidung abgesichert werden müssen.
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| Beratungsfiliale | Kundenzugang und vertrauliche Gesprächsführung | Nutzungsprobe mit Empfang und Beratung |
| Bargeldführende Filiale | Geschützte Abläufe und abgestimmte Zuständigkeiten | Geprüfte Übergabe der Schutzorganisation |
| Versicherungsservicezentrum | Lastspitzen und besondere Erreichbarkeitszeiten | Kapazitätsprobe mit Prozessverantwortung |
| Verwaltungszentrale | Gemeinsame Versorgung vieler Organisationseinheiten | Abgestimmte Störungsprioritäten je Nutzung |
| Technikstandort | Abhängigkeiten von Energie und Kühlung | Dokumentierter integrierter Funktionstest |
Bestandsangaben vor Ort verifizieren
Die Projektleitung verbindet vorhandene Pläne, Flächenlisten und Vertragsangaben mit einer strukturierten Begehung. Abweichungen werden nicht stillschweigend in eine neue Liste übernommen, sondern mit Herkunft und Bedeutung dokumentiert. Besonders wichtig sind gemeinsam versorgte Bereiche, verschlossene Technikflächen und Leistungen des Vermieters. Ein vermeintlich eigener Kühlkreis kann etwa von einer zentralen Anlage außerhalb des betreuten Mietbereichs abhängen. Das Standortteam bestätigt daher auch Zugangsrechte und Störungsmeldewege zu Dritten. Fotografien und Pläne erhalten eine angemessene Zugriffsbeschränkung. Sicherheitsrelevante Einzelheiten werden nur Personen bereitgestellt, die sie für ihre konkrete Aufgabe benötigen und entsprechend berechtigt sind.
Das Profil in der Mobilisierung verwenden
Das bestätigte Standortprofil steuert Personaleinsatz, Qualifikation, Ersatzteile, Servicezeiten und Prüfplanung. Für jede wichtige Annahme wird festgehalten, welche Folge eine spätere Änderung hätte. Eine zusätzliche Abendöffnung kann beispielsweise Reinigung, Empfang und technische Bereitschaft betreffen. Bei Portfolios wird die Vollständigkeit der Profile vor dem jeweiligen Start geprüft; ein allgemeines Muster ersetzt keine örtliche Bestätigung. Nach der Nutzungsaufnahme werden tatsächliche Belegung und Meldungsaufkommen mit der Planung verglichen. Abweichungen führen zu einer begründeten Anpassung des Leistungsmodells. Das Profil bleibt ein gepflegter Betriebsdatensatz und wird bei Umbau, Nutzungsänderung und erneuter Ausschreibung verbindlich aktualisiert.
