Informationsflüsse und Zuständigkeiten erfassen
Die Vorbereitung beschreibt, wie physische Unterlagen am Standort eingehen, verteilt, aufbewahrt, transportiert und entsorgt werden. Neben Kunden- und Vertragsunterlagen können besonders schutzbedürftige Informationen wie Gesundheits- oder Schadendaten betroffen sein. Der Auftraggeber bestimmt die jeweiligen Schutzanforderungen und benennt fachliche Verantwortliche. Das Facility Management übernimmt nur die vereinbarten logistischen oder infrastrukturellen Aufgaben. Postdienst, Archiv, Fachbereiche und Entsorger werden mit ihren Übergabepunkten erfasst. Die tatsächliche Tätigkeit entscheidet darüber, welche datenschutzrechtliche Rolle vorliegt und welche Vereinbarungen erforderlich sind. Nicht jeder Dienstleister mit möglichem Raumzugang ist deshalb automatisch in derselben Weise als Auftragsverarbeiter einzuordnen.
Dokumenten- und Postschutz sowie sichere Entsorgung im Finanzsektor
Übergaben und Verwahrung sicher organisieren
Für Eingangs- und Ausgangspost werden Annahme, Sortierung, Zwischenlagerung und Weitergabe geregelt. Schutzbedürftige Sendungen erhalten einen dem Zweck angemessenen Übergabenachweis. Abwesenheiten, Fehladressierungen und beschädigte Sendungen werden über festgelegte Wege bearbeitet. Die Organisation verhindert unbeaufsichtigte Ablagen in allgemein zugänglichen Bereichen. Bei hybrider Arbeit und wechselnder Bürobesetzung bleiben Empfänger und Vertretungen eindeutig. Externe Transporte werden mit zulässigen Behältnissen, Übergabestellen und Verantwortlichkeiten geplant. Der Dienstleister erhält keine weitergehenden Inhaltskenntnisse als für seine Aufgabe erforderlich. Verlorene oder falsch zugestellte Unterlagen werden sofort an die zuständige Stelle gemeldet und nicht durch informelle Nachfragen ohne dokumentierte Verantwortung bearbeitet.
Entsorgung nach Schutzbedarf nachweisen
Die Entsorgung wird für Papier, Datenträger und weitere relevante Materialien getrennt beschrieben. Der Auftraggeber legt mit den zuständigen Fachfunktionen fest, welche Schutzanforderungen und Nachweise erforderlich sind. Vertrauliche Unterlagen gelangen in dafür vorgesehene, geschützte Sammelwege. Leerung, Transport und Vernichtung müssen als zusammenhängender Ablauf organisiert sein. Die Auswahl eines Verfahrens berücksichtigt Material und Schutzbedarf; eine pauschale Gerätebezeichnung reicht nicht als Nachweis. Vor dem Start wird geprüft, ob Behälter, Standorte und Abholorganisation zur tatsächlichen Menge passen. Bei Aufbewahrungspflichten oder angeordneten Löschstopps entscheidet die zuständige Fachstelle, welche Unterlagen überhaupt zur Vernichtung freigegeben werden dürfen.
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| Postannahme | Berechtigte Annahme und Behandlung von Abweichungen | Dokumentierte Übergabe bei relevantem Schutzbedarf |
| Interne Verteilung | Empfänger und Vertretung eindeutig festgelegt | Fehlzustellungen werden nachvollziehbar bearbeitet |
| Archivtransport | Umfang und übernehmende Stelle bestätigt | Bestand vor und nach dem Transport abgeglichen |
| Vertrauliche Entsorgung | Freigabe und geschützter Sammelweg | Vereinbarter Vernichtungsnachweis vorhanden |
| Ereignismeldung | Sofortiger Kontakt zur zuständigen Fachfunktion | Maßnahmen und Entscheidungen zeitlich dokumentiert |
Dienstleisterwechsel ohne Informationsverlust durchführen
Beim Wechsel werden Bestände, laufende Sendungen, Behälter und offene Abweichungen mit einem Stichtag übergeben. Eigentum an Behältern und technische Zugangsrechte werden geklärt. Der neue Dienstleister bestätigt die tatsächlich übernommenen Aufgaben und erhält die erforderliche Einweisung. Bereits zur Vernichtung freigegebene Bestände werden von noch zu prüfenden Unterlagen getrennt gehalten. Alte Dienstleister erhalten nach Vertragsende nur die noch ausdrücklich erforderlichen Zugänge. Digitale Zustell- oder Bestandslisten werden mit den vereinbarten Rechten und Löschregeln übertragen. Der Auftraggeber prüft den Abschluss der Übergabe, damit vertrauliche Restbestände weder unbeaufsichtigt zurückbleiben noch ohne zuständige Entscheidung entsorgt werden.
Qualität und Vorfälle angemessen steuern
Im Regelbetrieb werden Mengen, Fehlzustellungen, überfüllte Behälter und fehlende Nachweise ausgewertet. Kontrollen erfolgen so, dass vertrauliche Inhalte nicht unnötig eingesehen werden. Auffälligkeiten werden nach Bedeutung priorisiert; mögliche Datenschutzverletzungen gelangen unverzüglich an die zuständige interne Meldeorganisation. Diese bewertet weitere Maßnahmen und erforderliche Meldungen. FM-Personal dokumentiert beobachtete Tatsachen und sichert Informationen im zulässigen Umfang. Wiederkehrende Fehler können auf unklare Empfängerlisten, ungeeignete Standorte oder unzureichende Kapazität hinweisen. Die Leistung wird entsprechend angepasst. Zum Ende der Startphase bestätigt der Auftraggeber, dass Informationswege, Verwahrung und Entsorgung unter den realen Betriebsbedingungen zuverlässig funktionieren und laufend kontrolliert werden können.
